Bestyrelsesmøde tirsdag d. 13. februar 2006
Bestyrelsesmøde tirsdag d. 13. februar 2006
Deltagere: Mogens Rubech Jacobsen - Kurt Jensen - Jan Jensen - Liselotte Lyngvad
Deltagere: Mogens Rubech Jacobsen - Kurt Jensen - Jan Jensen - Liselotte Lyngvad
Afbud fra: Ann Hamborg
Afbud fra: Ann Hamborg
Dagsorden:
Dagsorden:
1. Diverse informationer fra formanden
1. Diverse informationer fra formanden
2. Kontrakt med Hedeselskabet
2. Kontrakt med Hedeselskabet
3. Overdragelse af grønne områder fra kommunen
3. Overdragelse af grønne områder fra kommunen
4. Hjemmeside
4. Hjemmeside
5. Diverse vedr. lokalplaner
5. Diverse vedr. lokalplaner
6. Generalforamling
6. Generalforamling
Ad. pkt.1
Ad. pkt.1
I brev fra Silkeborg Kommune skriver kommunen at man har besluttet at etablere belysning på stien m-n-o ved det store fællesareal.
I brev fra Silkeborg Kommune skriver kommunen at man har besluttet at etablere belysning på stien m-n-o ved det store fællesareal.
Efter den ordinære generalforsamling 7. marts 2006, har Mogens haft rettet henvendelse til kommunen for at foreslå at man i stedet for at etablere en sø på arealet mellem Trondheimsvej og Narvikvej, for at afhjælpe problemer med for meget overflade vand på vejen, i stedet lægger dræn i og leder det i rendestensbrønden ude på vejen.
Efter den ordinære generalforsamling 7. marts 2006, har Mogens haft rettet henvendelse til kommunen for at foreslå at man i stedet for at etablere en sø på arealet mellem Trondheimsvej og Narvikvej, for at afhjælpe problemer med for meget overflade vand på vejen, i stedet lægger dræn i og leder det i rendestensbrønden ude på vejen.
Dette er blevet godkendt af kommunen, som forventer at udføre arbejdet i løbet af den næste måned.
Dette er blevet godkendt af kommunen, som forventer at udføre arbejdet i løbet af den næste måned.
Ad. pkt. 2
Ad. pkt. 2
Der er nu kommet 3 nye tilbud på vedligeholdelse af fællesarealer. Tilbuddene er udarbejdet i henhold til de ændringer, der blev besluttet på bestyrelsesmødet d. 16. januar 2006.
Der er nu kommet 3 nye tilbud på vedligeholdelse af fællesarealer. Tilbuddene er udarbejdet i henhold til de ændringer, der blev besluttet på bestyrelsesmødet d. 16. januar 2006.
Hedeselskabets tilbud er på 32.000 kr. inkl. moms
Hedeselskabets tilbud er på 32.000 kr. inkl. moms
Nørreskov Anlægsgartneris tilbud er på ca. 64.000 kr. inkl. moms
Nørreskov Anlægsgartneris tilbud er på ca. 64.000 kr. inkl. moms
Nygaards tilbud er på 34.500 kr. eks. moms
Nygaards tilbud er på 34.500 kr. eks. moms
Hedeselskabet bedes udarbejd yderlige et tilbud på 15 gange græsklipning i stedet for de 20-22 gange græsklipning, der er opgivet i tilbuddet.
Hedeselskabet bedes udarbejd yderlige et tilbud på 15 gange græsklipning i stedet for de 20-22 gange græsklipning, der er opgivet i tilbuddet.
Hedeselskabet og Nygaard har også givet tilbud på snerydning.
Hedeselskabet og Nygaard har også givet tilbud på snerydning.
Der udarbejdes budget forslag til generalforsamlingen på sommer og vinter vedligeholdelse af fællesarealer.
Der udarbejdes budget forslag til generalforsamlingen på sommer og vinter vedligeholdelse af fællesarealer.
Ad. pkt. 3
Ad. pkt. 3
Ann har talt med Carina Nørlund Andersen i belysningsafdelingen. Carina fortalte Ann at der ikke er afsat flere penge til belysning i området.
Ann har talt med Carina Nørlund Andersen i belysningsafdelingen. Carina fortalte Ann at der ikke er afsat flere penge til belysning i området.
Ann har derfor udarbejdet et brev til teknisk udvalg, hvor der gøres opmærksom på, at vi i bestyrelsen ikke mener den eksisterende belysning er tilstrækkelig. I brevet bedes teknisk udvalg bevilge minimum 5 gadelamper til den manglende belysning ved stierne m-n-o.
Ann har derfor udarbejdet et brev til teknisk udvalg, hvor der gøres opmærksom på, at vi i bestyrelsen ikke mener den eksisterende belysning er tilstrækkelig. I brevet bedes teknisk udvalg bevilge minimum 5 gadelamper til den manglende belysning ved stierne m-n-o.
Mogens har haft rettet henvendelse til kommunen, og gjort opmærksom på at Grundejerforeningen kun ønsker at overtage fællesarealerne fra kommunen, hvis disse er i rengjort stand med flis ved overdragelse.
Mogens har haft rettet henvendelse til kommunen, og gjort opmærksom på at Grundejerforeningen kun ønsker at overtage fællesarealerne fra kommunen, hvis disse er i rengjort stand med flis ved overdragelse.
Henrik Guld fra Silkeborg kommune har givet et meget fint svar, hvor han begrunder, hvorfor det ikke er nødvendigt at gøre yderligere. Bestyrelsen finder at Henrik Gulds begrundelser er fuldt acceptable.
Henrik Guld fra Silkeborg kommune har givet et meget fint svar, hvor han begrunder, hvorfor det ikke er nødvendigt at gøre yderligere. Bestyrelsen finder at Henrik Gulds begrundelser er fuldt acceptable.
Der er stadig ikke kommet noget svar vedrørende stophaner der ligger for højt/lavt. Mogens kontakter vandforsyningen for at bede dem udbedre fejlene.
Der er stadig ikke kommet noget svar vedrørende stophaner der ligger for højt/lavt. Mogens kontakter vandforsyningen for at bede dem udbedre fejlene.
Da vi endnu ikke har fået besked fra kommunen om hvornår den øvrige fejl og mangelliste udbedres, er bestyrelsen blevet enige om at der udarbejdes et brev til kommunen med vores fejl og mangelliste, hvori der også tydeligt gøres opmærksom på at grundejerforeningen ikke vil overtage fællesarealerne før dette er udført.
Da vi endnu ikke har fået besked fra kommunen om hvornår den øvrige fejl og mangelliste udbedres, er bestyrelsen blevet enige om at der udarbejdes et brev til kommunen med vores fejl og mangelliste, hvori der også tydeligt gøres opmærksom på at grundejerforeningen ikke vil overtage fællesarealerne før dette er udført.
Vedrørende arealet øst for Trondheimsvej 34 er det fra kommunen besluttet, at der udgraves en mindre â€søâ€/ lavning i terrænet, som kan samle vand i vinterperioden. Den overskydende jord udlægges på arealet således der dannes en blød vold ud mod Trondheimsvej, for at holde vandet i søen. Søen forventes at blive ca. o,5 m på det dybeste sted.
Vedrørende arealet øst for Trondheimsvej 34 er det fra kommunen besluttet, at der udgraves en mindre â€søâ€/ lavning i terrænet, som kan samle vand i vinterperioden. Den overskydende jord udlægges på arealet således der dannes en blød vold ud mod Trondheimsvej, for at holde vandet i søen. Søen forventes at blive ca. o,5 m på det dybeste sted.
Ad. pkt. 4
Ad. pkt. 4
De sidste formalitet omkring registrering af hjemmesiden trondheimsvej er nu ved at være på plads, så Søren kan komme i gang.
De sidste formalitet omkring registrering af hjemmesiden trondheimsvej er nu ved at være på plads, så Søren kan komme i gang.
Ad. pkt. 5
Ad. pkt. 5
Kurt har ændret vedtægterne i henhold til de kommentarer der er modtaget fra kommunen, samt de ændringer bestyrelsen har erfaret er nødvendige.
Kurt har ændret vedtægterne i henhold til de kommentarer der er modtaget fra kommunen, samt de ændringer bestyrelsen har erfaret er nødvendige.
Kurt udarbejder vedtægterne, så det er tydeligt hvilke ændringer der er foretaget, og så det er let for alle at se og tage stilling til inden generalforsamlingen. . Dokumentet sendes til Liselotte, så det kan udsendes sammen med indkaldelse til generalforsamling.
Kurt udarbejder vedtægterne, så det er tydeligt hvilke ændringer der er foretaget, og så det er let for alle at se og tage stilling til inden generalforsamlingen. . Dokumentet sendes til Liselotte, så det kan udsendes sammen med indkaldelse til generalforsamling.
Kurt udarbejder budgetforslag ud fra de modtagne tilbud på vedligeholdelse af fællesarealer.
Kurt udarbejder budgetforslag ud fra de modtagne tilbud på vedligeholdelse af fællesarealer.
Der laves en tydelig opdeling af sommer og vintervedligeholdelse.
Der laves en tydelig opdeling af sommer og vintervedligeholdelse.
Der laves i budgettet også et forslag til festbidrag i forbindelse med f.eks. Sankt Hans.
Der laves i budgettet også et forslag til festbidrag i forbindelse med f.eks. Sankt Hans.
Foreningen kan f.eks. yde tilskud til leje af telt o.l.
Foreningen kan f.eks. yde tilskud til leje af telt o.l.
Ad. pkt. 6
Ad. pkt. 6
Lotte udarbejder indkaldelse til generalforsamling. Indkaldelsen skal senest udsendes i weekenden.
Lotte udarbejder indkaldelse til generalforsamling. Indkaldelsen skal senest udsendes i weekenden.
Til de der har en mailadresse udsendes invitationen pr. mail. Alle øvrige omdeles.
Til de der har en mailadresse udsendes invitationen pr. mail. Alle øvrige omdeles.
Dette sørger Lotte for.
Dette sørger Lotte for.
Ann sørger for at bestille øl/vand til generalforsamlingen i klubhuset.
Ann sørger for at bestille øl/vand til generalforsamlingen i klubhuset.
Ann køber endvidere chips/peanuts.
Ann køber endvidere chips/peanuts.
Ann sørger for projektor og lærred.
Ann sørger for projektor og lærred.
Bestyrelsen mødes kl. 18.30 i klubhuset.
Bestyrelsen mødes kl. 18.30 i klubhuset.